Ordinære utlysninger
Administrasjonen behandler alle søknader. I tillegg vil alle fulle søknader også gjennomgås av fagkomiteer bestående av eksterne, uavhengige fagspesialister. Administrasjonen innstiller prosjekter over kr 2 000 000 overfor styret, som i siste instans vedtar endelig beslutning. Prosjekter under kr 2 000 000 behandles av Handelens Miljøfonds administrasjon og besluttes av daglig leder.
Strategiske prosjekter
Administrasjonen behandler søknader i henhold til kriteriene for strategiske prosjekter. Forutsetningene for strategiske prosjekter er at de skal:
- Oppfylle Handelens Miljøfonds formål
- Ha en betydelig miljøeffekt
- Være forankret hos aktører eller miljøer med unik kompetanse eller posisjon for enten å utløse aktiviteter på prioriterte områder eller utvikle viktig kunnskap om prioriterte områder
- Ikke dekkes av Handelens Miljøfonds ordinære utlysninger
- Vurderes positivt av innstillingsråd eller andre relevante fagmiljøer
For øvrig behandles prosjekter i henhold til samme rutiner som angitt for ordinære prosjekter.
Ekstraordinære tildelinger
Behandles og besluttes administrativt. Eksempelvis ble dette brukt til rask tildeling til opprydding av akutt pelletsutslipp. Maksgrense på tildeling er 1 million kroner iht daglig leders fullmakt.
Administrasjonen behandler og vedtar tildeling administrativt, men må forholde seg til fullmaktsgrenser som er vedtatt av styret. Forutsetningene for ekstraordinære tildelinger er at de skal:
- Oppfylle Handelens Miljøfonds formål
- Være basert på seriøse aktører som kan tilføre betydelig faglig merverdi
- Være tidsavgrenset og ivareta uforutsette behov
- Være avhengig av å settes i gang før Handelens Miljøfonds ordinære utlysninger
- Ha en betydelig miljøeffekt
1 , 2 og 5 må alltid oppfylles, enten i kombinasjon med 3 og/eller 4.
Rydd Norge-programmet
Oppdrag utlyses som konkurranse i samråd med statsforvalter i hvert fylke, så langt det finnes aktører som vil og kan delta i konkurranse. Gjelder oppgaver både innen både kartlegging, administrasjon og rydding. Regionale rådgivende grupper innstiller overfor Handelens Miljøfonds administrasjon som tar endelig beslutning, innenfor en rammebevilgning vedtatt av Handelens Miljøfonds styre.
Samarbeid om tildeling
Tildeling til en ekstern aktør som selv lyser ut midler og behandler søknader etter sine rutiner. Handelens Miljøfond har rådgivende rolle i søknadsbehandlingene, og midlene skal gå til å oppfylle fondets hovedformål. Eksempel er Norges Forskningsråd og Avfall Norge.
Øvrig
Daglig leder har fullmakt til å tildele oppad til 1 million kroner uten at styret involveres. Dette vil kun være ekstraordinære tildelinger, som rapporteres til styret i ettertid.
Direkte bestillinger er å anse regulære innkjøp, ikke tildelinger. Eksempelvis konsulentkjøp for holdningskampanjer. Der det påløper mva anses det som innkjøp.