Personvernserklæring

• Person er en identifiserbar fysisk person, for eksempel en ansatt eller en kontaktperson.
• Personopplysninger er opplysninger som direkte eller indirekte er knyttet til en Person.
• Behandlingsansvarlig er den som definerer formålet for behandlingen av Personopplysningene.
• Behandlingsformål er en dokumentert og begrunnet hensikt med en konkret behandling av Personopplysninger.
• Behandlingsgrunnlag er det legale grunnlaget for en konkret behandling av Personopplysninger.
• En Databehandler behandler Personopplysninger på vegne av Behandlingsansvarlig. Behandlingen er regulert av en Databehandleravtale (DBA) mellom Behandlingsansvarlig og Databehandleren.
• Anonyme data er data hvor alle identifiserende elementer er fjernet, noe som gjør det umulig å knytte dataene til en person.
• HMF er forkortelse for Handelens Miljøfond.

Handelens Miljøfond (org.nr. 920 006 507), ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens lagring og behandling av personopplysninger. HMF har stort fokus på å behandle alle Personopplysninger forsvarlig og i henhold til gjeldende lover og regler. Denne personvernerklæringen gir informasjon om HMF sin behandling av Personopplysninger generelt.

HMF er Behandlingsansvarlig for:

• Ansatte, tidligere ansatte, konsulenter, jobbsøkere og eventuelle referansepersoner.
• Personer som har tatt kontakt med HMF via epost eller kontaktskjema.
• Mottakere av nyhetsbrev.
• Deltakere i spørreundersøkelser.
• Kontaktpersoner hos medlemmer, partnere og leverandører.
• Personer involvert i prosjektsøknader.
• Personer involvert i prosjekter og ryddeaksjoner i regi av HMF

Personopplysninger som behandles og lagres er:

• Alminnelige kontaktopplysninger som navn, adresse, epost, telefonnummer og ol.
• Jobbsøker- og ansattopplysninger.
• Opplysninger relatert til innholdet i kommunikasjon, slik som e-post, SMS, ol.
• Historikk om bruken av websidene våre.
• Bilder fra prosjekter og ryddeaksjoner (kun benyttet i redaksjonell sammenheng).

Eksempler på behandlingsaktiviteter er:

• Rekruttering og administrasjon av ansattforhold.
• Besvare henvendelser og forespørsler eller relatert til HMFs virksomhet eller behandling av Personopplysninger.
• Administrere samtykker.
• Utøve individuelle rettigheter som innsyn, korrigering av opplysninger, ol.
• Formidle informasjon, nyhetsbrev, o.l.
• Gjennomføre spørreundersøkelser.
• Markedsføring
• Formidle informasjon om HMF sin virksomhet i sosiale medier

HMF kan kombinere Personopplysninger samlet inn av forskjellige tjenester, så lenge opplysningene er samlet inn med samme formål.

Alle behandlingsaktiviteter har et lovlig behandlingsgrunnlag, for eksempel:

• Å overholde en rettslig forpliktelse HMF er underlagt, for eksempel administrasjon av ansattforhold, inngåtte avtaler, eller lagring av opplysninger på grunn av lovbestemte regler for regnskapsmessige forhold.
• Eksplisitt samtykke.
• Å ivareta HMF sine berettigede interesser (forutsatt at Personers interesser ivaretas), for eksempel i forbindelse med å forsvare eller gjøre gjeldende et rettskrav, å forhindre tap eller skader, eller å forhindre handlinger som kan kompromittere Personers Personopplysninger.

Enkeltpersoner kan til enhver tid:

• Trekke tilbake samtykket til behandlingsaktiviteter som er basert på samtykke.
• Få innsyn i sine Personopplysninger.
• Endre sine Personopplysninger.
• Be om sletting av sine Personopplysninger.
• Be om begrensning av, eller protestere mot behandling.
• Be om overføring av sine Personopplysninger.

HMF oppbevarer Personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle behandlingsformålet. Lovbestemte regler, for eksempel knyttet til lagring for regnskapsmessige formål og andre rettslige forpliktelser, kan gjøre det nødvendig å lagre Personopplysninger i lengre tid. Fortsatt lagring kan også skje når det er nødvendig for å ivareta HMF sine berettigede interesser, som for eksempel å gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

Beskyttelse av Personopplysninger er av stor betydning for HMF. Vi jobber kontinuerlig med å ivareta sikkerheten og beskytte Personopplysninger mot utilsiktet endring, sletting eller utlevering til uautoriserte parter, eksternt og internt. Våre sikkerhetsrutiner omfatter beskyttelse av personell, data, IT-systemer og infrastruktur, interne og offentlige nettverk samt kontorbygg og tekniske anlegg.

HMF bruker informasjonskapsler (cookies) og lignende teknologi på våre nettsider. Når du besøker www.handelensmiljofond.no kan det lagres informasjonskapsler på din datamaskin, mobiltelefon eller tilsvarende enhet. Informasjonskapslene hjelper oss til å finne ut hvilke deler av nettsidene våre som er de mest populære, hvilke sider som besøkes og hvor lenge de besøkes. Opplysningene brukes til analyser, markedsføring og utvikling, slik at vi kan gjøre både nettsidene og tjenestene våre bedre.

Vi bruker Cookiebot til å innhente og lagre dine samtykker til informasjonskapsler. Du kan når som helst endre disse samtykkene ved å klikke på Cookiebot-ikonet nede til venstre på nettsiden vår. I Cookiebot finner du også detaljert informasjon om de informasjonskapslene vi bruker.

Ingen ekstern tredjepart kan bruke dine Personopplysninger til eget formål. HMF kan utlevere Personopplysninger til Databehandlere som utfører tjenester for HMF og andre samarbeidspartnere. Databehandlerne og partnerne kan kun bruke Personopplysningene til det formålet de ble samlet inn for, og for å utføre tjenestene for HMF. Forholdet til slike tredjepartsleverandører er regulert i Databehandleravtaler eller tilsvarende avtaler. Utlevering av Personopplysninger til offentlige organer forekommer kun i henhold til lov og gjeldende regelverk.

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer [som utgangspunkt] innenfor EU/EØS-området.

Selskapet kan overføre personopplysninger til mottakere utenfor EU/EØS i samsvar med kravene i Personvernforordningen (GDPR). Dersom overføringer skjer til land som ikke er godkjent av EU-kommisjonen, benytter vi egnede sikkerhetsmekanismer, herunder EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser (Standard Contractual Clauses – SCC), for å sikre et tilstrekkelig beskyttelsesnivå. Ved behov iverksetter vi også supplerende tiltak for å ivareta personvernet. Du kan kontakte oss på stian@handelensmiljofond.no for nærmere informasjon om overføringer og sikkerhetstiltak.

Ta gjerne kontakt med oss via e-post til stian@handelensmiljofond.no, eller ved å bruke kontaktskjemaet på www.handelensmiljofond.no

Dersom du mener at HMF sin behandling av Personopplysninger er i strid med relevante personvernbestemmelser kan du sende en klage på e-post til stian@handelensmiljofond.no, til Datatilsynet eller til annen relevant tilsynsmyndighet.

HMF forbeholder seg retten til å endre personvernerklæringen til enhver tid. Den nyeste og gjeldende versjonen av personvernerklæringen er til enhver tid tilgjengelig på stian@handelensmiljofond.no, eller på forespørsel.