NO / ENG

Veileder for prosjektregnskap og -revisjon

Veilederen gjelder alle prosjekter underlagt “Handelens Miljøfonds Spesielle vilkår for tildelinger”.

1. Om veilederen
 

  1. Alle prosjekter skal utarbeide et endelig prosjektregnskap for hele prosjektperioden som en del av sluttrapporteringen.

  2. Tildelinger over 350 000 kroner til og med 1 000 000 kroner skal i tillegg levere en erklæring fra statsautorisert revisor med “Avtalte kontrollhandlinger” i overensstemmelse med ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger.

  3. Tildelinger over 1 000 000 kroner skal levere en erklæring fra statsautorisert revisor med revisjon av prosjektregnskapet i henhold til ISA 805 (Revidert), Særlige hensyn ved revisjon av enkeltstående regnskapsoppstillinger og spesifikke elementer, kontoer eller poster i en regnskapsoppstilling.

Denne veilederen beskriver hva som er forventet av prosjektregnskapet og revisorerklæringene.

Hensikten med revisorgjennomgangen er å kontrollere at finansieringen fra Handelens Miljøfond har gått til formålet som ble angitt i prosjektsøknaden. Vi ber revisor ha dette som fokusområde under sitt arbeid.

 

2. Prosjektregnskap

Alle prosjekter skal utarbeide et endelig prosjektregnskap for hele prosjektperioden som en del av sluttrapporteringen. Prosjektregnskapet skal inkludere følgende:

  1. Totale prosjektkostnader for hele perioden, uavhengig av hvor stor andel av prosjektet Handelens Miljøfond (HMF) finansierer. I de tilfeller der prosjekter er finansiert med flere finansieringskilder enn midler fra HMF, bes dette spesifiseres i en inntektsoppstilling i prosjektregnskapet.

  2. Beskrivelse av regnskapsprinsipper som er lagt til grunn for regnskapet

  3. Noteopplysninger for spesifikasjon av regnskapsposter der dette er relevant

Krav fra “Handelens Miljøfonds Spesielle vilkår for tildelinger”:

  • Handelens Miljøfond kan gjennomføre en stikkprøvebasert kontroll av prosjektregnskapet.

  • Dersom det gjennom stikkprøvekontrollen oppdages brudd på avtalen, kan Handelens Miljøfond beslutte å gjennomføre full revisjon av prosjektregnskapet. Ved slik kontroll skal relevant dokumentasjon gjøres tilgjengelig for Handelens Miljøfond innen 30 dager fra anmodningen.
     

3. Tildelinger over 350 000 kroner til og med 1 000 000 kroner: Avtalte kontrollhandlinger

Det skal fremlegges erklæring fra en statsautorisert revisor i henhold til ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger.

Handelens Miljøfond anbefaler at følgende dokumentasjon oversendes revisor før revisor starter sitt arbeid:

  • Veileder for prosjektregnskap og -revisjon (denne nettsiden)

  • Mottakerens søknad

  • Prosjektavtalen med vedlegg, inkludert Mottakerens Akseptbrev

  • Handelens Miljøfonds Spesielle vilkår for tildelinger

  • Prosjektregnskap

  • Kopi av bilag eller elektronisk tilgang til bilag

Krav fra “Handelens Miljøfonds Spesielle vilkår for tildelinger”:

  • Revisorerklæringen skal oversendes så snart den foreligger, men ikke senere enn seks måneder etter utløpet av kalenderåret for prosjektregnskapet.

  • Dersom det gjennom avtalte kontrollhandlinger oppdages brudd på avtalen, kan Handelens Miljøfond beslutte å gjennomføre full revisjon av prosjektregnskapet. Ved slik kontroll skal relevant dokumentasjon gjøres tilgjengelig for Handelens Miljøfond innen 30 dager fra anmodningen.

Revisor gjennomfører en stikkprøvebasert bilagskontroll i tråd med følgende punkter:

Prosjektinntekter, herunder egenfinansiering 

1. Revisor skal oppgi om prosjektet har fått støtte fra andre aktører enn Handelens Miljøfond til samme prosjekt, eventuelt fra hvilken ordning og med hvilket beløp. 

2. Dersom prosjektet har lagt til grunn en andel egenfinansiering for å finansiere prosjektet: 

  1. Kontroller hvor stor andel egenfinansieringen utgjør av prosjektets totale kostnader. 

Driftskostnader 

3. Gjennomgå de fem bilagene med høyest beløp i prosjektet, samt ti tilfeldig utvalgte bilag. Oppgi den samlede summen av kontrollerte kostnader, og angi hvor stor andel dette utgjør av prosjektets totale kostnader i prosent. 

  1.  Ved intern kostnadsallokering:
    1. Kontrollér at kostnadene er knyttet til prosjektet og at kostnadene er påløpt innenfor prosjektperioden.
  2. Ved inngående faktura:
    1. Kontrollér at kostnaden er påløpt innenfor prosjektperioden
    2. Inngående faktura er utstedt til Mottaker, og utbetalt fra bank (utbetalingskontroll)
    3. Kostnader er relatert til prosjektet slik det fremgår av prosjektbeskrivelsen levert ved søknad om midler (og eventuell innsendt tilleggsinformasjon) 

Lønn og personalkostnader 

4. Ved belastning av timekostnad: 

  1. Kontroller at lønn og sosiale kostnader som er belastet prosjektet kan underbygges med timelister, arbeidsavtaler eller annen dokumentasjon som viser reell ressursbruk i prosjektet.
  2. Kontroller at timesats er i samsvar med godkjent budsjett 

Tilleggsopplysning til revisor: Maksimal timesats for personalkostnader som Handelens Miljøfond godkjenner, er 1 100 kroner. Det kan godkjennes inntil 1695 timer per årsverk. 

Nærstående parter 

5. Forespør ledelsen om det har inntruffet transaksjoner med nærstående parter* . 

  1. Hvis ja, forespør hva slags type kostnader transaksjonene knytter seg til og gi en kort beskrivelse av transaksjonene.
  2. Hvis ja, forespør om alle transaksjoner har skjedd i henhold til “armlengdes avstand-prinsippet” (dvs. til markedspris) og gi en kort beskrivelse av forholdet.

 *“Nærstående part” defineres her som enhver person eller foretak som har kontroll, felles kontroll eller betydelig innflytelse, eller er nøkkelpersonell i ledelsen. Omfatter også deres nærmeste familie og selskaper kontrollert av disse, jamfør Regnskapsloven / IFRS (IAS 24 – Related Party Disclosures)

4. Tildelinger over 1 000 000 kroner: Prosjektrevisjon

Det skal leveres et revidert prosjektregnskap med revisjonsberetning fra en statsautorisert revisor i henhold til ISA 805 (Revidert), Særlige hensyn ved revisjon av enkeltstående regnskapsoppstillinger og spesifikke elementer, kontoer eller poster i en regnskapsoppstilling.

Handelens Miljøfond anbefaler at følgende dokumentasjon oversendes revisor før revisor starter sitt arbeid:

  • Veileder for prosjektregnskap og -revisjon (denne nettsiden)

  • Mottakerens søknad

  • Prosjektavtalen med vedlegg, inkludert Mottakerens Akseptbrev

  • Handelens Miljøfonds Spesielle vilkår for tildelinger

  • Prosjektregnskap

  • Kopi av bilag eller elektronisk tilgang til bilag

Det bes om at prosjektregnskapet revideres tilsvarende en enkeltstående regnskapsoppstilling i henhold til ordlyd i ISA 805 (“oppstilling over inn- og utbetalinger”). Revisor må planlegge og gjennomføre revisjonen av prosjektregnskapet ved å innhente tilstrekkelige og hensiktsmessige revisjonsbevis som grunnlag for konklusjonen om prosjektregnskapet.

Det må kontrolleres at kostnadene fremstår som relevante og nødvendige for prosjektet og at kostnadene er påløpt innenfor prosjektperioden. I de tilfeller hvor prosjekter er finansiert av flere aktører enn HMF, bes det kontrolleres at det ikke er ytt dobbeltfinansiering til samme formål.

Krav fra “Handelens Miljøfonds Spesielle vilkår for tildelinger”:

  • Revisjonsberetningen skal oversendes så snart den foreligger, men ikke senere enn seks måneder etter utløpet av kalenderåret for prosjektregnskapet.