Veileder for prosjektregnskap og -revisjon

1. Om veilederen

Alle prosjekter skal utarbeide et endelig prosjektregnskap for hele prosjektperioden som en del av sluttrapporteringen.
Tildelinger over 350 000 kroner til og med 1 000 000 kroner skal i tillegg levere en erklæring fra statsautorisert revisor med “Avtalte kontrollhandlinger” i overensstemmelse med ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger.
Tildelinger over 1 000 000 kroner skal levere en erklæring fra statsautorisert revisor med revisjon av prosjektregnskapet i henhold til ISA 805 (Revidert), Særlige hensyn ved revisjon av enkeltstående regnskapsoppstillinger og spesifikke elementer, kontoer eller poster i en regnskapsoppstilling.

Denne veilederen beskriver hva som er forventet av prosjektregnskapet og revisorerklæringene.

Hensikten med revisorgjennomgangen er å kontrollere at finansieringen fra Handelens Miljøfond har gått til formålet som ble angitt i prosjektsøknaden. Vi ber revisor ha dette som fokusområde under sitt arbeid.

2. Prosjektregnskap

Alle prosjekter skal utarbeide et endelig prosjektregnskap for hele prosjektperioden som en del av sluttrapporteringen. Prosjektregnskapet skal inkludere følgende:

Totale prosjektkostnader for hele perioden, uavhengig av hvor stor andel av prosjektet Handelens Miljøfond (HMF) finansierer. I de tilfeller der prosjekter er finansiert med flere finansieringskilder enn midler fra HMF, bes dette spesifiseres i en inntektsoppstilling i prosjektregnskapet.
Beskrivelse av regnskapsprinsipper som er lagt til grunn for regnskapet
Noteopplysninger for spesifikasjon av regnskapsposter der dette er relevant

Krav fra “Handelens Miljøfonds Spesielle vilkår for tildelinger”:

Handelens Miljøfond kan gjennomføre en stikkprøvebasert kontroll av prosjektregnskapet.
Dersom det gjennom stikkprøvekontrollen oppdages brudd på avtalen, kan Handelens Miljøfond beslutte å gjennomføre full revisjon av prosjektregnskapet. Ved slik kontroll skal relevant dokumentasjon gjøres tilgjengelig for Handelens Miljøfond innen 30 dager fra anmodningen.

3. Tildelinger over 350 000 kroner til og med 1 000 000 kroner: Avtalte kontrollhandlinger

Det skal fremlegges erklæring fra en statsautorisert revisor i henhold til ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger.

Handelens Miljøfond anbefaler at følgende dokumentasjon oversendes revisor før revisor starter sitt arbeid:

Veileder for prosjektregnskap og -revisjon (denne nettsiden)
Mottakerens søknad
Prosjektavtalen med vedlegg, inkludert Mottakerens Akseptbrev
Handelens Miljøfonds Spesielle vilkår for tildelinger
Prosjektregnskap
Kopi av bilag eller elektronisk tilgang til bilag

Krav fra “Handelens Miljøfonds Spesielle vilkår for tildelinger”:

Revisorerklæringen skal oversendes så snart den foreligger, men ikke senere enn seks måneder etter utløpet av kalenderåret for prosjektregnskapet.
Dersom det gjennom avtalte kontrollhandlinger oppdages brudd på avtalen, kan Handelens Miljøfond beslutte å gjennomføre full revisjon av prosjektregnskapet. Ved slik kontroll skal relevant dokumentasjon gjøres tilgjengelig for Handelens Miljøfond innen 30 dager fra anmodningen.

Revisor gjennomfører en stikkprøvebasert bilagskontroll i tråd med følgende punkter:

Kontrollér de fem største bilagene i prosjektet og fem tilfeldig utvalgte bilag, og summér totalen:
1. Ved intern kostnadsallokering:
  1. Kontrollér at kostnadene er knyttet til prosjektet og at kostnadene er påløpt innenfor prosjektperioden.
2. Ved inngående faktura:
  1. Kontrollér at rapporterte prosjektkostnader er påløpt innenfor prosjektperiode
  2. Inngående faktura er utstedt til og belastet Mottaker
  3. Prosjektkostnader er relatert til prosjektet slik det fremgår av prosjektbeskrivelsen levert ved søknad om midler (og eventuell innsendt tilleggsinformasjon)
Revisor skal oppgi om prosjektet har fått støtte fra andre aktører enn Handelens Miljøfond til samme arbeid, eventuelt fra hvilken ordning og beløp.
Ved belastning av timekostnad: Kontrollér at det er satt opp timelister, at timelister er summert riktig, at timepris stemmer med timepris i budsjett og at timer * sats stemmer med kostnad i regnskapet
Kontrollér hvilke midler prosjekteier har overført til prosjektpartnere / underleverandører, vurdert opp mot opprinnelig budsjett. Eventuelle avvik skal listes opp (faktisk vs. budsjettert).
Kontrollér store avvik mellom budsjett og regnskap (> 30 % på én post), etter at eventuelt redusert beløp og tilleggsavtaler er tatt i betraktning.

4. Tildelinger over 1 000 000 kroner: Prosjektrevisjon

Det skal leveres et revidert prosjektregnskap med revisjonsberetning fra en statsautorisert revisor i henhold til ISA 805 (Revidert), Særlige hensyn ved revisjon av enkeltstående regnskapsoppstillinger og spesifikke elementer, kontoer eller poster i en regnskapsoppstilling.

Handelens Miljøfond anbefaler at følgende dokumentasjon oversendes revisor før revisor starter sitt arbeid:

Veileder for prosjektregnskap og -revisjon (denne nettsiden)
Mottakerens søknad
Prosjektavtalen med vedlegg, inkludert Mottakerens Akseptbrev
Handelens Miljøfonds Spesielle vilkår for tildelinger
Prosjektregnskap
Kopi av bilag eller elektronisk tilgang til bilag

Det bes om at prosjektregnskapet revideres tilsvarende en enkeltstående regnskapsoppstilling i henhold til ordlyd i ISA 805 (“oppstilling over inn- og utbetalinger”). Revisor må planlegge og gjennomføre revisjonen av prosjektregnskapet ved å innhente tilstrekkelige og hensiktsmessige revisjonsbevis som grunnlag for konklusjonen om prosjektregnskapet.

Det må kontrolleres at kostnadene fremstår som relevante og nødvendige for prosjektet og at kostnadene er påløpt innenfor prosjektperioden. I de tilfeller hvor prosjekter er finansiert av flere aktører enn HMF, bes det kontrolleres at det ikke er ytt dobbeltfinansiering til samme formål.

Krav fra “Handelens Miljøfonds Spesielle vilkår for tildelinger”:

Revisjonsberetningen skal oversendes så snart den foreligger, men ikke senere enn seks måneder etter utløpet av kalenderåret for prosjektregnskapet.