• Søker må ha et organisasjonsnummer og være registrert i Brønnøysundregisteret eller tilsvarende internasjonalt, som registreringsnummer (CRN) eller tilsvarende nummer som bekrefter virksomhetens eksistens.

• Virksomhet og kontaktpersoner må registreres i prosjektportalen.

• Søknad må sendes inn gjennom prosjektportalen.

• Økonomi (mer informasjon her)

  • Regler for timesatser ved beregning av utgifter i prosjektet

  • Revisjon, inkl. terskelbeløp og veileder til søkers revisor

• Søker må oppgi realistiske budsjetter og beskrive hvordan midlene skal brukes.

• Krav til annen finansiering: Minst 50 % av totale prosjektkostnader.

• Med annen finansiering menes egne timer eller penger, private investorer og offentlige eller private støtteordninger som Innovasjon Norge og Sparebankstiftelsen. Det vil vurderes som positivt om søker går inn med egne midler fremfor kun ekstern finansiering.

• Søknad må skrives på norsk eller engelsk.

• Eventuelle tidligere inngåtte avtaler med Handelens Miljøfond må være overholdt.

• Dersom minst ett av punktene nedenfor gjelder for prosjektet, vil søknadsskjemaet kreve at søker svarer på ytterligere spørsmål:

  • Søknadsbeløpet er større enn 5 millioner kroner.

  • Landet er oppført i EU Sanctions Map. Det kan ikke søkes om støtte til prosjekter i land som står oppført på sanksjonslisten til EU/FN med mindre det kan dokumenteres gjennom utvidet egenerklæring at prosjektets midler eksempelvis ikke går til sanksjonerte personer.

  • Landet er omtalt i norske myndigheters tabell Gjeldende sanksjoner og tiltak.

  • Landet har lavere score enn 40 i Transparency International’s Corruption Perceptions Index.

Søkers plikter

Søker er prosjekteier. Søknaden kan gjerne inkludere andre virksomheter som prosjektpartnere. Tildelte midler utbetales kun til prosjekteier, som Handelens Miljøfond inngår prosjektavtale med. Prosjekteier er ansvarlig for videre utbetaling til eventuelle underleverandører, for gjennomføring av prosjektet iht. søknad, og rapportering til Handelens Miljøfond.

Rapportering

• Tilskuddsmottaker skal sende inn en kort statusrapport før hver prosjektutbetaling.
• Flerårige prosjekter skal levere årsrapport.
• Alle tilskuddsmottakere skal levere sluttrapport etter at prosjektet er avsluttet.
• All rapportering gjøres i prosjektportalen.

Regnskap og revisjon

• Alle prosjekter skal levere prosjektregnskap for hele prosjektperioden som en del av sluttrapporteringen.
• For tildelinger over 350 000 kroner til og med 1 million kroner skal tilskuddsmottakers revisor kontrollere prosjektregnskapet ved å avgi en erklæring i henhold til ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger. Se veileder for mer informasjon.
• For tildelinger over 1 million kroner skal tilskuddsmottakers revisor kontrollere prosjektregnskapet for hele prosjektperioden gjennom en ordinær revisjon i tråd med ISA 805. Se veileder for mer informasjon.
• Kostnader knyttet til bruk av revisor påløper prosjektet og skal budsjetteres for i søknad.

Gavetildelinger og mva.

• Støtte fra Handelens Miljøfond kan brukes som egenfinansiering ved søknader hos andre støtteordninger.
• Støtte fra Handelens Miljøfond inkluderer eventuelle avgifter, herunder merverdiavgift. Midlene tildeles som en gave.
• Handelens Miljøfond vurderer at gavetildelinger normalt ikke er mva-pliktig, men det er mottaker som er ansvarlig for at mva-regelverket overholdes, så dette må mottaker vurdere på selvstendig grunnlag. Handelens Miljøfond kan ikke faktureres eller på annen måte belastes for merkostnader i tilfeller der søker har feiltolket mva-regelverket i deres søknad om støtte. Søker må selv avklare med egen revisor om en tildeling vil være mva-pliktig eller ikke.

Søknaden behandles konfidensielt

Behandling av søknaden følger en streng habilitets- og taushetserklæring. Les erklæringene her. Merk at informasjonen i søknaden vil kunne deles konfidensielt med andre finansieringsaktører (som Miljødirektoratet og Sparebankstiftelsen) i forbindelse med søknadsbehandling der det er relevant. Dette for å sikre god og effektiv behandling, samt hensiktsmessig bruk av midler.

Utvalgte eksperter fra HMFs Fagutvalg og Styret kan få tilgang til søknaden når den vurderes og styrebehandles. I søknadsskjemaet kan søker oppgi navnet på personer og virksomheter de mener er inhabile, og dermed ikke skal få tilgang til søknaden.

Rutine for søknadsbehandling

• Vurdering av skissesøknad: Minst to ansatte i Handelens Miljøfond vurderer søknaden. Når den administrative beslutningen er fattet, får søker svar, enten avslag eller invitasjon til å sende full søknad.

• Vurdering av fulle søknader: Minst to ansatte i Handelens Miljøfond vurderer søknaden. I tillegg brukes eksterne eksperter med relevant kunnskap:

  • Søknader opp til og med 500 000 kroner: Ekstern ekspert involveres kun hvis administrasjonen vurderer at det er nødvendig.

  • Søknader over 500 000 kroner, til og med 1 million kroner: Minst én ekstern ekspert vurderer søknaden.

  • Søknader over 1 million kroner: Minst to eksterne eksperter vurderer søknaden.

• Vedtak: Administrasjonen i Handelens Miljøfond sammenstiller egne og eksterne eksperters vurderinger, og legger frem anbefalte tildelinger for styret, som fatter endelig vedtak.

Vurderingskriterier

Søknaden vil vurderes etter fire kriterier, der alle kriteriene vektes likt på en skala fra 1–7:

• Prosjektets kvalitet
  Kvaliteten på de foreslåtte tiltakene, aktivitetene og metodene. I hvilken grad det foreslåtte arbeidet er ambisiøst og nytenkende (innovativt), realistisk og godt fundert i kunnskap og erfaring.

• Miljøeffekt
  Potensialet for å redusere plastens negative miljøeffekter på kort og lengre sikt. I hvilken grad prosjektet kan levere gode løsninger og effekter. Planer for spredning av resultater, kunnskap og konkrete løsninger som utvikles i prosjektet.

• Gjennomføring
  Kvaliteten på prosjektets organisering, styring og ressursbruk. I hvilken grad prosjektet er organisert godt, med riktig kompetanse i prosjektgruppen og samarbeidspartnere.

• Faglige prioriteringer
  I hvilken grad prosjektet svarer på utlysningens faglige prioriteringer.
  
  

Noen prosjekter kan behandles ekstra grundig

• Gjelder søknader om mer enn 5 millioner kroner og utvalgte prosjekter som etter Handelens Miljøfonds vurdering trenger grundigere vurdering.

• Det vil gjennomføres et nettmøte med deltakelse fra søker, saksbehandlere i Handelens Miljøfond og eksterne eksperter.

• Søker presenterer prosjektet og saksbehandlere og eksperter får anledning til å stille spørsmål om søknaden og prosjektet.